Al utilizar nuestros servicios, nos confías tus datos. Entendemos que es una gran responsabilidad y nos esforzamos al máximo para proteger tu información y permitirte controlarla.

El objetivo de esta Política de Privacidad es informarte sobre qué datos recogemos, por qué los recogemos y cómo puedes actualizarlos, gestionarlos y eliminarlos.

1. Introducción y Responsable del Tratamiento de Datos

La presente Política de Privacidad describe cómo la Universidad Autónoma de Nayarit (UAN), a través de su Dirección General de Sistemas (DGS) y bajo la supervisión de la Unidad de Transparencia (UT), recopila, utiliza, protege y trata los datos personales de los usuarios que interactúan con los canales de atención de la Plataforma Integral de Asistencia Universitaria “¡Hola Ociel!”.

La Universidad Autónoma de Nayarit, institución pública de educación media superior y superior, sin fines de lucro, con domicilio legal en la capital del estado de Nayarit, Ciudad de la Cultura “Amado Nervo” S/N, C.P. 63000, Tepic, Nayarit, México, es la responsable del tratamiento de los datos personales que se recaben, utilicen y protejan en el uso de la aplicación “¡Hola Ociel!” y de la plataforma de atención OcielWoot!, en cumplimiento con la Ley General de Protección de Datos Personales en Posesión de Sujetos Obligados (LGPDPPSO) y demás disposiciones legales aplicables.

Esta política establece de forma clara la afiliación entre la aplicación de integración “¡Hola Ociel!”, registrada en Meta for Developers, su propietaria y operadora —la Universidad Autónoma de Nayarit— y la plataforma institucional “OcielWoot!”, utilizada como sistema central de gestión de solicitudes.

Para ejercer derechos ARCO u obtener información adicional, el titular podrá comunicarse con la Unidad de Transparencia al correo transparencia@uan.edu.mx o al teléfono +52 (311) 211 8865.

2. Descripción del Servicio y Flujo de Atención

El servicio permite a la comunidad universitaria y al público en general contactar a los equipos de asistencia académica, administrativa o de servicios relacionados con la Universidad a través de múltiples canales integrados en nuestra plataforma interna de gestión “OcielWoot!”.

Los canales cubiertos por esta política son:

• Integración con Meta Platforms: a través de la aplicación “¡Hola Ociel!”, que conecta Facebook Messenger, Instagram Messaging y WhatsApp con la infraestructura institucional de la UAN.
• Widget Web: chat disponible en https://ociel.uan.mx/.
• Plataforma PiiDA: plataforma institucional de alumnos y docentes UAN.
• Correo Electrónico: comunicaciones enviadas a hola@uan.edu.mx, ociel@uan.edu.mx, holaociel@uan.edu.mx, soportepiida@uan.edu.mx, admision@uan.edu.mx.

El propósito de esta integración es centralizar, dar seguimiento y resolver solicitudes relacionadas con procesos académicos, administrativos y de servicios generales de la UAN.

El flujo de atención opera bajo un modelo híbrido de escalamiento que combina automatización inteligente con intervención humana especializada, el cual se desarrolla de la siguiente manera:

1. Interacción Inicial y Procesamiento Automatizado: Al iniciar una conversación (que se registra y da seguimiento desde OcielWoot! por los agentes), el usuario interactuará primeramente con OcielAi, un agente de inteligencia artificial programado para comprender y responder consultas basándose en la información contenida en el OcielVerse, la base de conocimientos institucional, validada y actualizada.
2. Criterios de Escalamiento: Si el agente OcielAi no puede resolver satisfactoriamente la solicitud, si la naturaleza de la consulta excede su capacidad de respuesta, o si el propio usuario solicita la intervención de una persona, el sistema activará el proceso de escalamiento.
3. Transferencia a Agentes Humanos: La conversación, junto con su historial completo y los datos asociados, será transferida de manera transparente y sin interrupciones a un Agente Ociel Prime humano quien determinará, en caso de ser necesario, asignar la conversación a un Agente Ociel perteneciente al área competente, quien asumirá la gestión del caso para su debida atención y resolución.

3. Datos Personales que Recopilamos

Dependiendo del canal de contacto, la UAN podrá recabar las siguientes categorías de datos personales:

a) Datos recopilados automáticamente desde las APIs de Meta y Correo electrónico

• Nombre de usuario y/o nombre completo asociado a su perfil.
• Identificador único de usuario (ID de la plataforma).
• Imagen o foto de perfil (si es pública).

b) Datos proporcionados directamente por el usuario

• Nombre completo.
• Dirección de correo electrónico.
• Número telefónico (opcional).
• Matrícula, carrera, estatus académico y datos escolares, entre otros, cuando sean necesarios para atender su solicitud (opcional).
• Contenido de los mensajes, archivos, documentos o imágenes compartidos voluntariamente.

c) Datos técnicos y derivados de la interacción

• Dirección IP, tipo de navegador, sistema operativo, tipo de dispositivo, entre otros datos técnicos utilizado para la conexión.
• Agente de usuario (User-Agent), metadatos de la sesión y métricas de telemetría para fines de diagnóstico, seguridad y mejora del servicio.
• Historial de conversación para dar seguimiento a solicitudes anteriores.
• Registros de eventos (logs y bitácoras) generados por la infraestructura de monitoreo, telemetría y evaluación (umami, signoz, grafana, arize-phoenix).

d) Datos recopilados por plataformas de terceros

Se informa al usuario que, al utilizar la plataforma a través de canales operados por terceros como Meta (Facebook, Instagram, WhatsApp), Telegram o proveedores de correo electrónico (ej. Google), dichas empresas recopilan y tratan datos personales de acuerdo con sus propias políticas de privacidad. La UAN no ejerce control sobre las prácticas de tratamiento de datos de dichos terceros, limitándose a actuar conforme a los términos y condiciones de sus respectivas APIs para la prestación del servicio.

No se recaban datos personales sensibles a través de esta plataforma, entendiendo por tales aquellos que puedan afectar a la esfera más íntima de su titular. Se solicita a los usuarios no compartir este tipo de información a través de los canales de chat.

4. Finalidades del Tratamiento de Datos

Los datos personales recabados serán utilizados exclusivamente para las siguientes finalidades, contando con el fundamento legal para hacerlo en el marco de nuestras atribuciones como institución de educación pública:

Finalidades Primarias (Necesarias para la prestación del servicio)

El tratamiento de sus datos para estas finalidades se fundamenta en el artículo 22, fracciones II y V de la LGPDPPSO, ya que es necesario para el ejercicio de las facultades y atribuciones conferidas por ley a la Universidad Autónoma de Nayarit.

1. Identificar y registrar la comunicación con estudiantes, aspirantes, egresados, docentes, empleados y público en general a través de los canales digitales integrados.
2. Procesar la consulta inicial del usuario mediante el agente de inteligencia artificial (OcielAi) para proporcionar una respuesta inmediata. Para lograr esto, el contenido de la consulta podrá ser procesado por modelos de lenguaje de gran escala (LLM) alojados tanto en la infraestructura de la UAN como en los servicios de proveedores tecnológicos especializados, como OpenAI, quien actúa como encargado del tratamiento en los términos que la ley señala.
3. Atender, gestionar y dar respuesta a las solicitudes y consultas académicas o administrativas que son escaladas a los agentes humanos.
4. Canalizar y asignar las solicitudes al área o dependencia competente dentro de la UAN.
5. Consultar información académica y administrativa en sistemas institucionales internos, cuando sea estrictamente necesario, para proporcionar una respuesta precisa y personalizada.
6. Dar seguimiento, trazabilidad y cierre a los casos atendidos en la plataforma.

Finalidades Secundarias (No indispensables para el servicio, pero que permiten mejorarlo)

Usted podrá manifestar su negativa para el tratamiento de sus datos para estas finalidades a través de los medios de contacto de la Unidad de Transparencia.

• Elaborar estadísticas e indicadores institucionales disociados (anónimos) para la evaluación y mejora continua del servicio.
• Utilizar los datos de las conversaciones, previo sometimiento a un proceso irreversible de disociación y agregación que impida la identificación de los titulares, para finalidades de investigación, desarrollo y entrenamiento de los modelos de inteligencia artificial propiedad de la UAN, con el objetivo de mejorar la precisión, eficiencia y calidad de la plataforma “OcielWoot!”.

La UAN no utiliza los datos personales con fines comerciales, publicitarios, de perfilamiento ni de mercadotecnia, ni los comparte con terceros ajenos a los fines aquí descritos.

5. Transferencia, Comunicación y Conservación de Datos

a) Comunicación de Datos

• Comunicación Interna: Para la correcta atención de las solicitudes, la información del usuario, incluyendo el historial de la conversación, podrá ser compartida y accesible para el Agente Ociel autorizado de las distintas dependencias de la UAN cuya intervención sea necesaria para resolver la consulta.
• Relación con Terceros (Canales de Comunicación y Procesamiento): La comunicación con el usuario se realiza a través de proveedores tecnológicos como Meta, Telegram o Google, quienes actúan como responsables de sus propias plataformas. La relación legal de la UAN con estos datos es la de Responsable del Tratamiento a partir del momento en que los datos personales ingresan a la infraestructura de la Universidad a través de las APIs correspondientes.

• Adicionalmente, para la generación de respuestas por parte del agente OcielAi, la UAN podría utilizar los servicios de proveedores tecnológicos especializados como un encargado del tratamiento de datos (lo que técnicamente se clasifica como una Remisión de datos en la jerga de la LGPDPPSO). Entre estos proveedores se encuentran, de manera enunciativa mas no limitativa, OpenAI y Google LLC (a través de su API Gemini y Google AI Studio), que podrán usarse a manera de respaldo y para balanceo de cargas. Para este tratamiento se busca el consentimiento y la justificación legal (Art. 75 LGPDPPSO) para el fortalecimiento de las garantías del usuario.

  • Transferencia de Datos a Proveedores de IA: Para que OcielAi pueda comprender y responder su solicitud, el contenido textual de su consulta será enviado a las APIs de nuestros proveedores tecnológicos. Esta transferencia se realiza bajo estrictas medidas de seguridad (como el cifrado en tránsito, etc) y está regulada por acuerdos de procesamiento de datos que obligan a los proveedores a utilizar la información únicamente para el procesamiento en tiempo real y la generación de la respuesta solicitada, prohibiendo explícitamente el almacenamiento o uso de dichos datos para entrenar sus modelos de IA públicos o para otros fines no autorizados por la UAN.
  • Transferencia Internacional de Datos: Dado que los servidores de nuestros proveedores de IA se encuentran fuera de México, esta comunicación constituye una transferencia internacional de datos, la cual se realiza en cumplimiento con el artículo 75 de la LGPDPPSO, ya que es necesaria para el mantenimiento y cumplimiento de la relación de servicio entre el usuario y la UAN. Al utilizar el servicio, usted consiente expresamente esta transferencia. Es importante que el usuario comprenda que, al consentir esta transferencia, sus datos personales quedan sujetos a la legislación de los países donde se encuentran los servidores de dichos proveedores. Esto podría implicar que la información esté sujeta a un marco de protección de datos distinto al mexicano y, eventualmente, a solicitudes de acceso por parte de autoridades gubernamentales de dichas jurisdicciones, conforme a sus leyes locales.
• La UAN únicamente extrae y procesa los datos descritos en la sección 3, inciso a), de esta política para cumplir con sus finalidades primarias. La UAN no es responsable de la infraestructura ni de las prácticas de privacidad de estos terceros.
  Independientemente de las políticas de los proveedores de canales de comunicación, una vez que la información ingresa a la infraestructura de la Universidad, su tratamiento se rige estrictamente por los principios de Privacidad, Transparencia y Confidencialidad. La UAN se sujeta al marco normativo aplicable, garantizando que la gestión interna de los datos cumple con las más altas exigencias de seguridad y protección, aunque el medio de comunicación inicial sea operado por un tercero.

b) Conservación de Datos

• Una vez que la interacción con el usuario finaliza, el registro completo de la conversación y los datos asociados se alojan y conservan íntegramente en servidores propiedad de la UAN, ubicados físicamente en el centro de datos (SITE) de la Universidad, en el campus Tepic “Amado Nervo”. Esto incluye las plataformas "OcielWoot!" (gestión de conversaciones), "OcielVerse" (base de conocimiento) y el agente de inteligencia artificial “OcielAi”, así como las herramientas de monitoreo y telemetría, garantizando que el almacenamiento permanente de los datos no abandona la infraestructura controlada por la Universidad.
• Si bien existe una transferencia internacional de datos con fines de procesamiento momentáneo por parte de OpenAI, como se describe en el inciso anterior, la conservación y el archivo a largo plazo de la información personal se realizan exclusivamente en servidores ubicados en territorio nacional.
• Los registros de conversación se conservan en la plataforma activa "OcielWoot!" por un periodo máximo de 18 meses para permitir el seguimiento de casos y la consulta de interacciones previas. Posterior a este periodo, los datos son sometidos a supresión o disociación irreversible (conforme al Catálogo de Disposición Documental) y archivados en respaldos de seguridad offsite (fuera de línea) bajo control institucional, los cuales se conservan por tiempo indefinido con fines de continuidad operativa y registro histórico o estadístico, bajo estrictas medidas de seguridad y acceso restringido.
• Los datos pueden ser eliminados de forma definitiva de los sistemas activos a solicitud expresa del titular, ejerciendo su derecho de cancelación.

6. Seguridad de los Datos

La UAN implementa medidas de seguridad físicas, técnicas y administrativas razonables para proteger los datos personales contra daño, pérdida, alteración, destrucción, uso, acceso o tratamiento no autorizado. Dichas medidas se encuentran formalmente descritas y son de cumplimiento obligatorio en el Documento de Seguridad interno de la Universidad, garantizando la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información, e incluyen, entre otras:

• Cifrado en tránsito mediante protocolos seguros (HTTPS/TLS).
• Cifrado de datos sensibles en bases de datos en reposo.
• Controles de acceso restringido basados en roles y autenticación institucional.
• Monitoreo de seguridad y telemetría interna para la detección y respuesta a incidentes.
• Políticas de respaldo y recuperación controlada de información.

7. Derechos ARCO (Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición)

Los usuarios pueden ejercer en cualquier momento sus derechos ARCO conforme a la Ley General de Protección de Datos Personales en Posesión de Sujetos Obligados. Las solicitudes deben dirigirse a la Unidad de Transparencia de la Universidad Autónoma de Nayarit, mediante:

• Correo electrónico: transparencia@uan.edu.mx
• Domicilio: Edificio de la Hemeroteca, Ciudad de la Cultura "Amado Nervo" S/N, Tepic, Nayarit, México, C.P. 63000.
• Teléfono: +52 (311) 211 8865
• Sitio web: https://transparencia.uan.mx/unidad-de-transparencia

8. Cambios a la Política de Privacidad

La UAN podrá modificar o actualizar esta Política de Privacidad en cualquier momento para reflejar cambios en nuestras prácticas o en la legislación aplicable. Las versiones vigentes y sus actualizaciones se publicarán en:

👉 https://ociel.uan.mx/hola-ociel/politica-de-privacidad

Cualquier cambio sustancial será comunicado oportunamente a través de los medios institucionales.

9. Aceptación

Al interactuar con cualquiera de los canales de atención de la Plataforma Integral de Asistencia Universitaria “¡Hola Ociel!”, el usuario reconoce haber leído, comprendido y aceptado los términos de la presente Política de Privacidad. En particular, consiente expresamente el tratamiento de sus datos conforme al flujo de atención descrito, incluyendo el procesamiento inicial por un agente de inteligencia artificial y su posterior transferencia a un agente humano en caso de ser necesario para la correcta atención de su solicitud.

10. Contacto

Para cualquier duda, aclaración o ejercicio de derechos ARCO, favor de contactar a:

Unidad de Transparencia de la Universidad Autónoma de Nayarit.
Correo: transparencia@uan.edu.mx.

Para cuestiones técnicas o de funcionamiento de la plataforma, también puede contactar a la Dirección General de Sistemas (DGS).
Correo dgs@uan.edu.mx.